VACACIONES FUNCIONARIOS PÚBLICOS- GMH ABOGADOS

¿Qué son las Vacaciones? Sobre la naturaleza de las vacaciones, “el artículo 53 de la Constitución Política, contempla como una de las garantías fundamentales de los trabajadores, el derecho al descanso. Una de las formas lo constituyen las vacaciones, cuya finalidad esencial es que quien vende su fuerza laboral, recupere las energías que gasta en la actividad diaria que desarrolla y de esa manera se preserve su capacidad de trabajo, lo cual resulta indispensable, comoquiera que se trata por lo general del único medio de subsistencia de las personas. Las vacaciones están contempladas en nuestra legislación como una prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año. El Decreto 1045 de 1978 regula las vacaciones para los empleados públicos y trabajadores oficiales de los órdenes nacional y territorial, así: “ARTÍCULO 8o. DE LAS VACACIONES. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones”. ¿Cómo debe interpretarse el término “días hábiles” que señala la norma? Con relación a los días hábiles, a que hace referencia la norma, el Consejo de Estado, Sección Cuarta, en sentencia de abril 29 de 1983, se pronunció al respecto en los siguientes términos: “La Sala considera esta una buena oportunidad para precisar el alcance de las disposiciones sobre los días hábiles e inhábiles. Por regla general, los sábados son días hábiles, pero si la administración ha dictado alguna norma general que considera inhábiles los sábados, estos no pueden contarse en los términos de la ejecutoria”. En este orden de ideas, corresponde a la administración establecer en cada caso en particular en qué casos el sábado se cuenta como día hábil para efectos de otorgar las vacaciones respectivas. Características de las Vacaciones • Se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y, por ende, la no concurrencia al sitio de trabajo durante el período previamente señalado en el correspondiente acto administrativo. • No se pierde la vinculación con la administración. • Solo se podrán acumular vacaciones hasta por dos años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio. • Genera vacancia temporal en el empleo. • También es viable proveer el empleo de manera temporal mediante encargo, caso en el cual, siempre que se cumplan las condiciones de ley, es posible que la persona encargada devengue el salario del empleo objeto de encargo. Sobre este tema, el artículo 18 de la Ley 344 de 1996, por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones, establece que no se tendrá derecho al pago de la remuneración señalada para el empleo que se desempeña temporalmente, mientras su titular la esté devengando. De ser procedente su pago, será requisito indispensable la disponibilidad presupuestal correspondiente. Quien contravenga esta disposición incurrirá en falta disciplinaria y será responsable civilmente por sus efectos. • Como se puede observar, para que la entidad pueda efectuar el pago de la diferencia salarial al empleado encargado, es necesario que la remuneración no la esté percibiendo su titular, que exista la respectiva disponibilidad presupuestal, y que los pagos se realicen mediante rubros separados, lo contrario podría constituirse en pago de doble asignación. ¿Cuál es el procedimiento para conceder Vacaciones? De acuerdo con los artículos 9° y 18 del Decreto 1045 de 1978, el procedimiento para acceder a las vacaciones y a su respectivo pago es el siguiente: • Las vacaciones son concedidas por el jefe de la entidad o por los funcionarios que este delegue mediante acto administrativo, de manera oficiosa o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. • El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado. Concepto DAFP Frecuencia con la que se reconocen las vacaciones a quienes laboran en campañas antituberculosis. En atención a su oficio de la referencia, trasladado a esta dirección por el Ministerio de la Protección Social, me permito remitirle el concepto EE003269 del 10 de abril de 2002 en el que esta Dirección se ocupa del tema. Respondiendo puntualmente a su pregunta en virtud del artículo 43 del Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, el personal científico que trabaje al servicio de campañas antituberculosas, así como los que laboren en el manejo y aplicación de rayos X y sus ayudantes tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada seis (6) meses de servicios. Concepto EE6275 del 21 de Agosto de 2007. Concepto DAFP Acumulación de períodos de vacaciones “De esta forma se concluye que efectivamente, la ley solo permite que se acumulen dos (2) períodos de vacaciones, cuando haya necesidad del servicio y siempre que esto obedezca a aplazamiento de las vacaciones decretado por resolución motivada; por lo tanto, no es posible que se dé una acumulación de las vacaciones superior a dos (2) años. Concepto 20116000127371 del 24 de Noviembre de 2011. Liquidación de las Vacaciones Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones, en atención al artículo 17 del Decreto 1045 de 1978 se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas: a. La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo; b. Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978; c. Los gastos de representación; d. La prima técnica; e. Los auxilios de alimentación y de transporte; f. La prima de servicios; g. La bonificación por servicios prestados. El mismo artículo consagra que en caso de interrupción de las vacaciones por las causales indicadas en el artículo 15 del citado Decreto, el pago del tiempo faltante de las mismas se reajustará con base en el salario que perciba el empleado al momento de reanudarlas. Concepto DAFP ¿Se debe reajustar la liquidación de vacaciones cuando fueron disfrutadas, en cambio, de vigencia fiscal? “Con fundamento en lo expuesto, en concepto de esta Dirección, al empleado que se le reconocieron las vacaciones en diciembre de 2011 y disfrutó parte de ellas en enero del año 2012, liquidándolas con la cuantía de los factores que percibía a la fecha de la expedición del respectivo acto administrativo de autorización de las mismas, se considera que tiene derecho al reajuste de la liquidación de las vacaciones y de la respectiva prima, a partir del momento del incremento de la asignación básica, es decir, a partir del 1° de enero de 2012.” Concepto 20126000122891 del 02 de agosto de 2012. ¿Cómo opera el pago proporcional de las Vacaciones? La Ley 995 de 2005 y el Decreto 404 de 2006 incorporan al sistema laboral administrativo el pago proporcional de las vacaciones, al señalar: (...) “Ley 995 de 2005: Artículo 1º. DEL RECONOCIMIENTO DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO DEL SERVICIO O TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO. Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado”. “Decreto 404 de 2006: Artículo 1º. Los empleados públicos y trabajadores oficiales vinculados a las entidades públicas del orden nacional y territorial, que se retiren del servicio sin haber cumplido el año de labor, tendrán derecho a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente laborado las vacaciones, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación”. En ese orden de ideas, al darse el retiro de un servidor público de una entidad, independientemente de que se vaya a vincular con otra entidad estatal, se le deben pagar proporcionalmente al tiempo laborado las vacaciones, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación, si hay lugar a ello, y a partir de ese momento, empieza a contar nuevamente el tiempo dentro de la nueva relación laboral, para generar su derecho a estas prestaciones sociales. Concepto DAFP ¿Cómo opera el pago proporcional y la figura de la “Solución de Continuidad” cuando se está en comisión en un cargo de libre nombramiento y remoción a otra entidad? La “no solución de continuidad”, se predica en aquellos casos en los cuales haya terminación del vínculo laboral con una entidad y una nueva vinculación en la misma entidad o el ingreso a otra, y debe estar expresamente consagrada en la respectiva disposición legal que contemple las prestaciones, salarios y beneficios laborales, disposición que a su vez establecerá el número de días de interrupción del vínculo que no implicarán solución de continuidad. El artículo 10 del Decreto 1045 de 1978 permite acumular el tiempo de servicios entre una y otra entidad o en la misma entidad condicionado a que no haya solución de continuidad, para efecto del reconocimiento de las vacaciones y de la prima de vacaciones (art. 26 ibídem). Respecto de esta disposición, se ha considerado por parte de esta Dirección que no tiene aplicación en caso de retiro de la entidad, por cuanto en este evento procederá el pago proporcional al tiempo laborado de las vacaciones y de la prima de vacaciones, de acuerdo con la Ley 995 de 2005 y el Decreto 404 de 2006. No obstante, en el caso que se plantea no se da el retiro del servicio, sino la suspensión de la relación laboral mientras el empleado permanece desempeñando el cargo de libre nombramiento y remoción a través de la comisión que le otorga la entidad como un derecho de los funcionarios de carrera administrativa, el cual no podría ir en detrimento de sus demás derechos. Por consiguiente, se estima que sería viable la acumulación de los tiempos prestados en la Gobernación del Tolima con la Secretaría Distrital de Ambiente de la Alcaldía Mayor de Bogotá para efecto del reconocimiento de las vacaciones. No obstante, debemos tener en cuenta que el reconocimiento y pago de las vacaciones estará en cabeza de la Entidad en la cual se causen. Concepto EE5156 del 09 de julio de 2007. Concepto DAFP ¿Es procedente el pago proporcional o la compensación de las vacaciones, cuando al funcionario se le otorga una comisión en un empleo de libre nombramiento y remoción? “De conformidad con lo anterior, durante las comisiones, incluida la comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción, el empleado no rompe el vinculo laboral con la entidad en la cual se encuentra el empleo del cual es titular, razón por la cual no procede el pago proporcional o la compensación de las vacaciones. En consecuencia, en la comisión para ejercer empleos de libre nombramiento y remoción resulta viable la acumulación de tiempo de servicios para efectos del reconocimiento de vacaciones y, por lo tanto, la entidad en la que se preste el servicio al momento de obtener el derecho al disfrute –un año de servicios- es la competente para conceder y pagar las vacaciones. ¿En qué consiste el aplazamiento y la interrupción de las Vacaciones? El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada por este, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. A la luz de lo dispuesto por el artículo 14 del Decreto 1045 de 1978, el aplazamiento se debe decretar por resolución motivada y se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador. Por el contrario, la interrupción de las vacaciones ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutándolas y el jefe de la entidad o la persona delegada por éste, ordena mediante resolución motivada la suspensión del respectivo disfrute; siempre y cuando se configure alguna de las causales definidas en el artículo 15 del decreto mencionado, a saber: a. Por necesidades del servicio; b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión; c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos del ordinal anterior; d. Por el otorgamiento de una comisión; e. Por el llamamiento a filas. En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad. Concepto DAFP ¿Una vez se interrumpen las vacaciones, el empleado debe reintegrar los dineros cancelados? De conformidad con las normas citadas, siempre que hay una interrupción de vacaciones, el empleado tendrá derecho a que el valor de las mismas se reajuste con base en el salario que percibe al momento del reanude. Atendiendo puntualmente su consulta, se considera que el empleado que no ha disfrutado la totalidad de las vacaciones a las que tiene derecho por su interrupción, no debe reintegrar el dinero que ya le fue cancelado por el período de vacaciones inicialmente concedidas, las cuales no disfrutó. La administración deberá concederle el período vacacional interrumpido en la fecha que se disponga para el efecto, para lo cual deberá reajustar los valores en el evento que haya cambiado de empleo - Secretario de Hacienda. Concepto 20116000056061 del 25 de Mayo de 2012. Vacaciones colectivas El artículo 36 del Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece que para conceder vacaciones colectivas bastará la autorización de los ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, directores de establecimientos públicos, gerentes de empresas industriales y comerciales y los jefes de unidades administrativas especiales. Cuando se concedan vacaciones colectivas, aquellos servidores que no hayan completado el año continuo de servicio autorizarán por escrito al respectivo pagador de la entidad para que, en caso de darse su retiro, se descuente de sus emolumentos y prestaciones el valor recibido por descanso vacacional y prima de vacaciones. En el nivel territorial, el jefe de la respectiva entidad podrá autorizar las vacaciones colectivas con fundamento en las normas generales que regulan la materia. Concepto DAFP ¿Es procedente que en una Contraloría Departamental requiere de la autorización de la Presidencia de la República para establecer vacaciones colectivas, o el Contralor tiene autonomía para establecerlas? (...) en relación con la posibilidad de decretar vacaciones colectivas para todos los empleados que prestan sus servicios en la Contraloría Departamental del Guainía, es necesario tener en cuenta que el Decreto 1045 de 1978, “Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector Nacional”, consagra: “Artículo 19º.- De las vacaciones colectivas. Con la autorización previa de la Presidencia de la República, los jefes de los organismos a que se refiere el artículo segundo de este decreto podrán conceder vacaciones colectivas. Cuando se concedan vacaciones colectivas, aquellos servidores que no hayan completado el año continuo de servicio autorizarán por escrito al respectivo pagador de la entidad para que, en caso de que su retiro se cause antes de completar el año de labor, se descuente de sus emolumentos y prestaciones el valor recibido por descanso vacacional y prima de vacaciones.” (Negrilla y subrayado nuestro). No obstante lo anterior, el Decreto numero 2150 de diciembre 5 de 1995, “por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, preceptúa: “Artículo 36. DECISIÓN SOBRE VACACIONES COLECTIVAS. Para conceder vacaciones colectivas bastará la autorización de los ministros, Directores de departamentos administrativos, superintendentes, Directores de Establecimientos Públicos, gerentes de empresas industriales y comerciales y los Jefes de Unidades Administrativas Especiales.” Con base en las anteriores normas, un Contraloría Departamental no requiere de la autorización de la Presidencia de la República para conceder vacaciones colectivas. El Contralor Departamental, en virtud a su autonomía e independencia, tiene la facultad para establecerlas, de acuerdo con las necesidades del servicio. Concepto 2012600060091 del 20 de abril de 2012. Concepto DAFP ¿Resulta viable que el Jefe de la entidad establezca el disfrute colectivo de vacaciones? Así mismo, de las normas citadas, se desprende que los jefes de las entidades o en quien se delegue la competencia, tienen la facultad para conceder, aplazar, interrumpir o programar vacaciones colectivas, cuando las necesidades del servicio, así lo indiquen. En este orden de ideas, siempre que la Administración garantice el disfrute del descanso del empleado, se está dando cumplimiento a la finalidad de las vacaciones; en cuanto a la viabilidad de que se programen de forma colectiva, no se encuentra impedimento jurídico, en razón a que las normas lo permiten teniendo en cuenta las necesidades del servicio. En el nivel territorial, el jefe de la respectiva entidad podrá autorizar las vacaciones colectivas con fundamento en las normas generales que regulan la materia. Concepto 20126000046681 26 de marzo de 2012. La compensación de Vacaciones en dinero Las vacaciones solo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos: a. Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual solo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año; b. Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. Concepto DAFP ¿Compensación de las vacaciones, ¿los días de liquidación son hábiles o calendario? Por lo tanto, cuando a un empleado se le compensan en dinero las vacaciones, estas se deben liquidar y pagar computando los mismos quince (15) días hábiles contabilizados a partir de la fecha del inicio del descanso, es decir, 15 días hábiles incluidos para efecto de su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, lo que dará 18, 21, 23, 25 ó 27 días calendario, según el caso; de lo contrario, el empleado público estaría en notable desigualdad frente a los que disfrutaron el descanso de los 15 días hábiles de vacaciones. De esta manera, si las vacaciones se compensan por necesidad del servicio, se tendrá derecho al pago de quince (15) días hábiles liquidados con los factores señalados en el artículo 17 del Decreto 1045 de 1978, por año de servicios, a quince (15) días de salario por concepto de prima de vacaciones, a la bonificación por recreación y al reconocimiento de los servicios prestados durante los días que correspondían al tiempo de disfrute de las vacaciones que fueron compensadas. Concepto 20126000109251 10 de julio de 2012. Sentencia C-598/97 – Corte Constitucional; magistrado Ponente: Dr. ALEJANDRO MARTÍNEZ CABALLERO. Las vacaciones constituyen un derecho del que gozan todos los trabajadores, comoquiera que el reposo es una condición mínima que ofrece la posibilidad de que el empleado renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades. Las vacaciones no son entonces un sobresueldo sino un derecho a un descanso remunerado. Por ello, la compensación en dinero de las vacaciones está prohibida, salvo en los casos taxativamente señalados en la ley, puesto que la finalidad es que el trabajador efectivamente descanse. Una de las situaciones de excepción es precisamente la consagrada por la norma demandada, pues en caso de que los trabajadores se desvinculen del servicio y no hayan gozado de su derecho al descanso remunerado, pueden recibir una indemnización monetaria. La prescripción del derecho Cuando sin existir aplazamiento no se hiciere uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro (4) años, que se contarán a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente providencia, según lo contempla el artículo 23 del decreto 1045 de 1978.